Cómo usar
Fichador.app

Configuración inicial

Antes de que tu equipo empiece a fichar, deja la base preparada en este orden: configuración, centros, grupos horarios y empleados. Así, al dar de alta a cada persona, ya tendrás su centro y su horario listos.

Configuración de la app

En el menú Configuración están los ajustes generales de tu empresa, organizados por bloques:

• Imagen: «Nombre de la APP», «Color de la APP», «Color del botón de fichar» e «Icono de la APP».
• Acceso: en «Método de inicio de sesión» eliges si tu equipo entra con PIN o con usuario y contraseña.
• Qué ve el empleado: si puede ver sus fichajes, editar su perfil, solicitar vacaciones, pedir cambios en sus fichajes y ver el detalle y las incidencias de su día.
• Localización: «Activar localización» guarda la ubicación al fichar y «Geocodificación automática» la convierte en una dirección.
• Otros: «Salir de la APP al fichar», «Enviar informe mensual a administradores» y «Zona horaria» (Península y Baleares o Canarias).

¿Quieres que solo se fiche desde la tablet de la oficina? En «Restricción de acceso al fichaje» ocultas el botón de fichar en dispositivos Apple, Android o Windows. El empleado no ve ningún error: simplemente no le aparece el botón.

Alta de empleados

Entra en Empleados y pulsa «Añadir empleado». Rellena:

• «Nombre Completo» y «DNI».
• «PIN (4 dígitos)»: el código con el que ficha. Tiene que ser único; puedes pulsar «Generar aleatorio».
• «Grupo de Horario», si usas horarios. Asígnalo siempre a quien tenga el rol de empleado.
• «Rol» y, si quieres, «Centro».
• «Correo Electrónico», que solo se pide a los administradores, y «Tarjeta RFID», si fichan con tarjeta.

Para un encargado o tu gestoría, usa «Gestionar roles»: creas un rol y eliges a qué módulos accede, como fichajes, vacaciones o informes.

Cuando alguien deja la empresa, no lo borres: edita su ficha y desmarca «Activo». Deja de entrar y de contar en tu factura, y conservas su historial para los informes.

Centros de trabajo

Un centro puede ser una oficina, una tienda o un departamento. Créalo en Centros con su nombre, su CIF y su CCC, y asígnale empleados ahí mismo o desde la ficha de cada uno. Esos datos salen en la cabecera del registro mensual; si un empleado no tiene centro, salen los de la empresa.

Con «Zonas GPS» marcas en el mapa uno o varios círculos desde los que se puede fichar. Si además activas «Forzar GPS», no se puede fichar fuera de esas zonas; sin él, el fichaje se guarda como incidencia. Necesita «Activar localización» encendido.

Grupos horarios

Los grupos horarios son las plantillas de horario de tu empresa. Con ellos la app sabe cuántas horas debe trabajar cada persona, detecta retrasos y calcula las horas extra. Actívalos con «Grupo horario» en Configuración y aparecerá el menú Grupos horarios. Al crear uno eliges el tipo:

• Fijo: una línea por día con su hora de inicio y de fin; para una jornada partida, dos líneas el mismo día. Cada línea puede aplicarse solo a algunos meses, así montas el horario de todo el año, con la jornada de verano incluida.
• Flexible: sin hora de entrada ni de salida, solo las horas que hay que cumplir al día, al mes o al año.
• Rotativo: ciclos de días de trabajo y de descanso a partir de una fecha de inicio.

En cada grupo marcas qué empleados lo siguen y, si hace falta, sus pausas.

Cada fichaje guarda el horario que tenía el empleado ese día. Si le cambias el horario desde una fecha pasada, pulsa el icono del calendario con flecha en la fila del grupo nuevo, elige empleado y fechas y pulsa «Aplicar y recalcular». Los informes se recalculan sin tocar las horas fichadas.

Con «Mostrar calendario de empleados» tendrás además el menú Calendario, con los turnos y las vacaciones del equipo.

Tipo de jornada y horas esperadas

Las horas que se esperan de cada persona salen de su grupo horario: no hace falta indicar en su ficha si su jornada es completa o parcial. Para alguien a tiempo parcial, crea un grupo con su horario reducido.

Lo trabajado por encima de su horario aparece como horas extra. Si un empleado no tiene grupo, puedes fijar su jornada diaria en su estadística mensual.

Margen de tolerancia y reglas de horario

La app guarda siempre la hora real de cada fichaje y nunca la cambia por la de tu horario. El margen de tolerancia sirve para decidir qué cuenta como incidencia.

Lo ajustas en Configuración, en el bloque Configuración de Horario, para los empleados con grupo horario:

• «Margen de Tolerancia (minutos)»: los minutos de margen sobre el horario que no generan incidencia. Con 10 y una entrada a las 7:30, quien ficha a las 7:23 no queda fuera de horario.
• «Incidencia por retraso (minutos)»: marca incidencia si la primera entrada del día llega con más retraso. Con 0 está desactivada.
• «Forzar horario»: impide fichar fuera del horario, margen incluido, y avisa al empleado de la hora que le corresponde.
• «Forzar inicio de jornada»: con horario fijo o rotativo, impide la primera entrada antes de hora. En «Margen de adelanto (minutos)» decides cuánto antes se admite.
• «Umbral nueva jornada (horas)»: el descanso mínimo entre una salida y la siguiente entrada para que cuenten como jornadas distintas; por defecto, 6 horas. Es útil con turnos de noche que pasan de medianoche.
• «Grupo Horario Respetar Segundos»: si se tienen en cuenta los segundos de cada fichaje.

Cómo se calculan las horas extra

La app compara lo que ha fichado cada persona con las horas de su grupo horario. Si trabaja más de lo establecido, la diferencia son horas extra. Por eso, sin grupo horario no hay horas extra.

Influyen el margen de tolerancia, las pausas del horario y «Contabilizar horas festivas». Esta última viene desactivada: un festivo no suma horas teóricas al periodo, aunque lo fichado ese día se vea como horas festivas.

Las ves en la columna «Horas Extra» de Fichajes y en el registro mensual avanzado. Ese informe también separa las horas nocturnas (de 22:00 a 6:00) y las festivas.

Calendario de festivos

Los festivos están en Vacaciones / Ausencias, botón «Calendario festivos». Con «Importar festivos nacionales» cargas los del año de una vez, y con «Añadir festivo» sumas los autonómicos y los locales.

Revísalos cada año: con ellos se calculan las horas esperadas y las festivas, y un festivo que falte o esté repetido descuadra los informes.

Fichajes y jornadas

Con la base preparada, tu equipo ya puede fichar. Aquí ves cómo lo hacen, dónde revisas sus jornadas y qué hacer cuando algo falla.

Cómo fichan los empleados

El empleado entra en la app y llega a la pantalla Fichar, con un solo botón: si está fuera, registra la entrada; si está dentro, la salida. Si activas «Mostrar al empleado detalles de fichajes», ve también su último fichaje y las horas que lleva en el día. Puede fichar:

• En Android, con la app de Google Play. La primera vez pide el código de tu empresa.
• En iPhone o iPad, desde el navegador. Con «Añadir a pantalla de inicio» se abre como una app.
• En el ordenador, desde la web de tu empresa.
• En una tablet compartida, cada uno con su PIN. Activa «Salir de la APP al fichar» para que la sesión se cierre tras cada fichaje.
• Con tarjeta RFID y un lector USB, guardando la tarjeta en su ficha.

Si usas localización, el móvil pedirá permiso para la ubicación. Quien tenga aprobadas unas vacaciones o un día libre no puede fichar ese día. En una jornada partida se ficha cada tramo: entrada y salida por la mañana, y otra vez por la tarde.

Pausas

Las pausas se configuran en cada grupo horario, en «Pausas del horario», con «Agregar pausa». Para cada una indicas el nombre (comida, café…), la duración, la hora de inicio si quieres y los días en que aplica, y dos opciones:

• «Computa trabajado»: si es Sí, la pausa cuenta como tiempo de trabajo, como una pausa retribuida.
• «Requiere fichaje»: si es Sí, el empleado ficha la salida al empezar la pausa y la entrada al volver, y la app reconoce ese hueco como la pausa. Si es No, no ficha nada y la duración se descuenta sola.

En Fichajes, marca «Añadir pausas» para que el total y las horas extra las tengan en cuenta. En el registro mensual avanzado, «Mostrar pausas» las resalta en rojo y las aplica al cálculo.

Listado de fichajes

En Fichajes ves los registros de toda la plantilla agrupados por empleado y día, con los tramos fichados, el total de horas y las horas extra. Puedes filtrar por fechas, centro, día de la semana, empleados o tipo de incidencia, y quedarte solo con las incidencias o las solicitudes de cambio.

Desde aquí también puedes:

• Añadir fichajes a mano con «Añadir nuevos fichajes», para uno o varios empleados a la vez.
• Seleccionar varios y aplicarles una «Edición masiva» o «Quitar incidencias».
• Ver los fichajes eliminados y restaurarlos.
• Descargarlos en PDF o CSV.

Si un turno de noche aparece partido en dos días, revisa el «Umbral nueva jornada».

Detalle de un fichaje

Pulsa el icono del ojo de un fichaje para ver su detalle:

• Fecha y hora de entrada y de salida, estado (dentro o fuera) y centro.
• La solicitud de cambio del empleado, si la hay, con los botones «Aprobar» y «Rechazar».
• El mapa con la ubicación, si se guardó.
• El historial de solicitudes y el registro de cambios: quién modificó el fichaje, cuándo y qué cambió.

La hora de cada fichaje es la del momento en que se fichó, y cualquier corrección queda registrada.

Geolocalización y mapa de fichajes

Con «Activar localización», la app guarda la ubicación solo en el momento de fichar, sin seguimiento durante la jornada. La consultas en:

• Inicio: un mapa con las entradas y salidas, filtrable por fecha, tipo y empleado.
• Empleados, con «Ver ubicaciones en mapa»: eliges las fechas y ves las entradas en verde y las salidas en rojo. Los puntos cercanos se agrupan; acerca el mapa para separarlos.
• El detalle de cada fichaje.

Con «Geocodificación automática», las coordenadas se convierten en direcciones y en Informes tienes el informe por ubicación.

Olvidos, incidencias y correcciones

La app marca incidencias sola: retrasos, fichajes fuera de horario, fuera de la zona GPS o sin ubicación, y jornadas sin salida. Las tienes en el menú Incidencias, con un contador de pendientes.

Tus empleados no pueden modificar sus fichajes, pero sí pedir que se corrijan si activas «¿Permitir a los empleados solicitar cambios o crear fichajes?»:

• Si no fichó, en Mis fichajes pulsa «Solicitar olvido fichaje» e indica la entrada, la salida y un comentario.
• Si fichó a una hora equivocada, abre ese fichaje y pulsa «Solicitar cambio».

Mientras está pendiente, el fichaje no cambia. Tú la apruebas o la rechazas en el detalle del fichaje; en Fichajes tienes también «Historial solicitudes» con todas las tramitadas.

También puedes corregirlo tú con el icono del lápiz o eliminarlo. Hazlo solo cuando sea necesario: cada cambio queda registrado.

Para no perder ningún olvido, activa «Generar ausencia por olvido de fichaje» en las automatizaciones de Configuración: si alguien con grupo horario no ficha un día que debía trabajar, se crea una ausencia pendiente para que la revises.

Vacaciones y ausencias

Vacaciones, permisos, bajas y días libres se gestionan en el mismo sitio. Las ausencias aprobadas cuentan en el calendario, en las horas esperadas y en los informes.

Registrar y aprobar ausencias

En Vacaciones / Ausencias el listado se divide en pendientes, aprobadas y rechazadas, y se filtra por fechas, empleado y motivo. Para registrar una, pulsa «Añadir nuevo registro» y rellena:

• «Empleado», «Motivo», «Estado» y las fechas en el calendario.
• «Hora Inicio» y «Hora Fin», solo si es por horas, como una cita médica.
• Justificantes (PDF, JPG o PNG, hasta 5 MB) y un comentario.

Puedes cambiar de estado varias solicitudes a la vez. Para una reducción de jornada diaria, marca «Automatización de la ausencia» con el motivo y las horas, y guárdala aprobada: se creará sola cada día del horario del empleado.

¿Cuentan las ausencias como horas trabajadas? En el registro mensual avanzado, sí. Si solo quieres sumar lo fichado, marca «Contabilizar únicamente fichajes como horas trabajadas» al generarlo.

Cómo pide vacaciones un empleado

Activa «¿Los empleados pueden ver y solicitar vacaciones / días libres / permisos?» en Configuración. El empleado entra en Vacaciones / Ausencias, pulsa «Solicitar ausencia», elige motivo y fechas (o horas) y adjunta el justificante si hace falta.

La solicitud queda pendiente hasta que la apruebes o la rechaces, y en tu menú verás cuántas hay. Con «Mi informe», el empleado ve sus ausencias por motivo, en días y en horas.

Motivos de ausencia

Cada ausencia lleva un motivo. Con «Gestionar motivos», en Vacaciones / Ausencias, creas los tuyos, los renombras o borras los que no uses. Algunos vienen protegidos para que no se borren por error.

Bolsa de horas

La bolsa acumula la diferencia entre las horas trabajadas y las esperadas de cada empleado, para compensarla con tiempo libre. Actívala en Configuración con «Activar bolsa de horas» y elige:

• La periodicidad: semanal, mensual, anual o continua.
• El redondeo y los topes de minutos positivos y negativos.
• «Arrastrar saldo entre periodos» y «Permitir a empleados solicitar uso de bolsa».

Solo calcula saldo a empleados con grupo horario. Las ausencias aprobadas no restan, y si corriges un fichaje o una ausencia, el saldo se recalcula solo en unos minutos.

La gestionas en Empleados › «Bolsa de horas»: solicitudes pendientes, historial y saldo por empleado. Con «Nuevo ajuste manual» sumas, restas o fijas un saldo, siempre con un comentario.

El empleado ve su saldo en Bolsa de Horas y, si lo permites, pide usar horas con «Nueva solicitud»: fecha, minutos y motivo; por ejemplo, -480 minutos para librar 8 horas. El saldo no cambia hasta que la apruebas.

Informes

Los informes están en el menú Informes. Antes de sacarlos, revisa las incidencias y las solicitudes pendientes: el informe usa los datos tal como estén.

Registro de jornada mensual en PDF

Es el registro de jornada de cada trabajador, listo para la Inspección. Ábrelo en «Registro de jornada mensual» (lo ven los administradores) y elige:

• El tipo: «Informe de Fichajes» o «Fichajes Avanzado», que añade otros eventos, como las ausencias.
• El periodo: «Por mes» o «Fecha personalizada».
• El centro y los empleados. Si no eliges ninguno, sale para todos.

El avanzado permite incluir vacaciones y ausencias y mostrar horas extra, nocturnas, festivas, de bolsa y pausas. También puedes incluir a empleados desactivados.

Pulsa «Generar informe PDF» o «Descargar CSV». El PDF lleva la razón social, el NIF/CIF y el CCC, los datos del trabajador y un espacio para su firma. Con «Enviar informe mensual a administradores», los administradores lo reciben por correo. Recuerda que hay que guardar los registros cuatro años.

Diferencia de horas

El «Informe de diferencia de horas» compara lo trabajado con lo previsto, para ver quién hace horas de más o de menos. Se filtra por fechas, trabajadores, grupo horario y centro, y se descarga en PDF.

Muestra el total fichado, el trabajado, las horas esperadas, las nocturnas, las festivas, la bolsa y la diferencia con su horario.

Exportar fichajes a PDF o CSV

Además del registro mensual, puedes exportar desde otras pantallas:

• En Fichajes, «Descargar filtrado» exporta las fechas y los empleados filtrados, y «Descargar mes anterior», el mes pasado. Ambos en PDF o CSV, con horas extra y días libres.
• En Empleados, «Exportar empleados» saca la plantilla en PDF.
• En Informes, el informe por ubicación sale en PDF o CSV.

El CSV se abre en Excel o en cualquier hoja de cálculo, y es el más cómodo para tu gestoría.

Estadística mensual de cada empleado

En Empleados, pulsa «Ver estadística mensual de fichajes» en la fila de una persona. Verás sus horas trabajadas, los días de jornada completa e incompleta, las incidencias, las vacaciones y los días sin ubicación.

Debajo, un resumen día a día con las horas esperadas, las trabajadas, los fichajes y el estado de cada día. Puedes pasar de un mes a otro y, si no tiene grupo horario, fijar aquí su jornada diaria.

¿Te queda alguna duda? Llámanos o escríbenos y te ayudamos.